E: Onboarding

Foto: Pixabay

Foto: Pixabay

Rekruttering og on-boarding går hånd i hånd.

Puster du lettet ut når kontrakten signeres? Investerer du like mye energi i kandidaten etter at kontrakten er signert?

Ifølge en artikkel på ledernytt.no stopper også «on-boardingen» for mange bedrifter her; når signaturen er på plass. Rekruttering handler om å finne rett person på rett plass, on-boarding handler utvikling; person og plass må tilpasses hverandre. Og denne prosessen kan ta tid.

PS; Har du ikke tid til å lese hele artikkelen nå? Scroll til bunnen for å se en kort oppsummering (så leser du resten når du har tid).

Det tar mellom 6 – 12 mnd før en ny arbeidstaker er helt tilpasset sin nye arbeidsplass. Onboarding-programmer bør derfor følge samme tidsperspektiv.

Hvorfor bør virksomheten investere i å utvikle gode og lange onboarding-programmer?

For det første vil god onboarding bidra til å redusere turnover i løpet av det første året. Prøveperioden er en prøveperiode for både arbeidsgiver og arbeidstaker. I denne perioden vil arbeidstaker både forsøke å tilpasse seg og samtidig gjøre en bevisst/ubevisst vurdering på om det var rett valg å bytte jobb. Selv om man ofte er fylt med spenning og glede for den nye jobben, kan det også bringe meg seg en del usikkerhet idet man forlater sin trygge og kjente jobb. En god onboardingsprosess vil bidra til å redusere usikkerheten som naturlig er knyttet til et jobbskifte.

For det andre vil gode onboarding-programmer kunne gi høyere effektivitet og prestasjon, raskere. Usikkerhet er en stor kilde til ueffektivitet. Rolleuklarhet innebærer at arbeidstakeren ikke har fått tilstrekkelig informasjon eller instruksjon om hva som forventes av en i jobben. Dette kan både gjelde usikkerhet rundt selve arbeidsoppgaven, ansvarsområder og forventet resultat. Usikkerheten kan også være knyttet til den nye rollen. Uklarhet rundt egen rolle over lenger tid vil potensielt også kunne lede til utbrenthet.

Gode onboardingsprogrammer fokuserer både på det formelle (regler, rutiner osv.), avklaring av selve jobben, introduksjon til virksomhetens kultur og tilrettelegger for gode mellommenneskelige relasjoner. Disse fire elementene finner vi i Bauer sin modell om de fire C-ene.

Hvordan dekker onboardingsprogrammet til din virksomhet de 4 C-ene?

Compliance: Opplæring i virksomhetens regler, rutiner, prosedyrer osv.

Mye av denne type informasjon finnes i virksomhetens personalhåndbok og er ofte noe man informerer om i løpet av de første dagene etter oppstart. I noen bedrifter vil en del av denne informasjonen være essensiell og kreve avsatt tid til opplæring, for andre bedrifter kan det holde med et beskrivende dokument og kort innføring.

Clarification: Sørge for at den ansatte forstår sin nye jobb, og forventningene knyttet til jobben.

God avklaring er ekstremt viktig og begynner allerede før kontrakten er signert. Stillingsannonsen er ofte en av hovedgrunnene til at vedkommende i det hele tatt har søkt på en jobb. Underveis i intervjuer og eventuelle forhandlinger vil også både arbeidsoppgaver og ansvarsområder diskuteres nærmere. Hvis man har forventninger om utvikling i selskapet, utvidet ansvar eller en annen rolle, blir ofte det etablert i en psykologisk kontrakt. En psykologisk kontrakt er vel så viktig som den formelle kontrakten, og består av forventninger og forpliktelser arbeidsgiver og arbeidstaker har overfor hverandre. I tillegg til forventninger knyttet til arbeidsoppgavene, vil du som nyansatt ha en hel del forventninger til arbeidsplassen; rollen din, andres roller, ledelse, arbeidsmiljø osv. Arbeidsgiver vil også ha en hel del forventninger til deg som person. Gjennom intervjuer ønsker de å avdekke både sterke sider og utviklingspotensial, og de ringer referanser for å få en bekreftelse eller avkreftelse på egne inntrykk. Kanskje kandidaten burde fått samme mulighet mot bedriften?  

Culture: Gi den ansatte informasjon om organisasjonens kultur og normer – både det formelle og det uformelle. Hva har preget virksomheten siden oppstart – suksesser og nederlag og hvorfor kulturen i dag er som den er.

Organisasjonskultur er et stort begrep. Det kan på en enkel måte bli beskrevet som det som virksomhetens historie, det som «sitter i veggene». Dette kan være vanskelig å gi opplæring på, fordi det ikke nødvendigvis er noe konkret man kan sette fingeren på. En annen del av kulturen er preget av det som er mer konkret, for eksempel at de har «casual Friday», spiser felleslunsj hver onsdag, går aldri inn til noen hvis døren er lukket, osv. Både det «synlige» og «usynlige» bør den nyansatte bli introdusert for, i den grad det er mulig.

Connection: Omhandler de mellommenneskelige relasjonene og informasjon om ulike nettverk den nyansatte bør kjenne til.

Å ha gode mellommenneskelige relasjoner på arbeidsplassen er svært viktig for trivsel, motivasjon og reduksjon av turnover. Gode kollegarelasjoner bidrar til at man føler tilhørighet, at man er en del av «gjengen» og det skaper identitet. I tillegg vil trygge relasjoner og opplevd støtte blant kolleger fungere som en ressurs og buffer for stress i perioder der man opplever økte krav eller belastninger. Mulighet for å bli kjent med sine kolleger utover arbeidsoppgavene bør derfor være et fokus i onboarding. For eksempel kan et tiltak være å innføre en fadderordning. I en fadder vil man ha en «go-to person» for de spørsmål man vil ha i en nyansettelsesfase, og man vil kunne få støtte og trygghet. Det vil bidra redusere den usikkerheten man kan føle i en ny jobb, der man enda ikke er kjent med hvem man kan spørre om hva.

Reflekter rundt hvordan du og din bedrift kan tilrettelegge for at de 4 C-ene kan dekkes i en onboarding-prosess, og ikke glem perioden før den nyansatte er i jobb. Onboarding- prosessen starter som nevnt allerede når kontrakten er signert. Det er mye du kan gjøre i forkant av oppstart. Det kan være alt fra å sende velkomstkort og blomster på døra, til å bestille PC, mobil og nøkler, til å sende opplæringsdokumenter før oppstart. At arbeidsgiver har forberedt seg godt og viser engasjement før den nyansatte i det hele tatt har begynt i jobben vil gi et godt førsteinntrykk og danne et godt grunnlag for trivsel i oppstartsfasen.

Alt dette kan være mye å huske på, spesielt hvis du har mange ansettelser i løpet av et år. Da kan det være greit å vite at det finnes leverandører av systemer som kan hjelpe deg å huske på alt du må gjøre i forbindelse med oppstart. Etter dine regler sørger systemet for at rett person for påminnelse om å bestille blomster, PC, sende opplæringsdokument, innhente opplysninger til lønnskontoret, osv. For leder eller HR, kan dette bidra til å spare mye tid og ikke minst sørge for at disse viktige tingene ikke blir glemt.  

Husk tilbake sist du var i en jobbsøkerprosess og fikk jobben. Da hadde du sikkert mange forventninger til hvordan den første dagen og første uken ville være. Møtte bedriften dine forventninger? Eller ikke? Gi den oppstarten du som nyansatt skulle ønske å få. Det kan være fort gjort å glemme at «oppstarten» for noen varer i 3, 6 eller 12 mnd. Derfor bør man lage en langsiktig plan som dekker de 4 C-ene og som varer ut hele onboarding-perioden.


Ønsker du tips til onboarding i din bedrift?

Ta kontakt med Annette Lothe for en uforpliktende prat om onboarding.

En av våre samarbeidspartnere leverer systemet som nevnt i artikkelen. Er du interessert i å vite mer om dette, ta kontakt for å bli henvist til rett bedrift.

E-post: annette.falch.lothe@standout.no Tlf.: 916 84 145


Oppsummering:

  • Hvilke opplevelser har du med oppstart i ny bedrift? Hvordan ville du ønsket at en onboardingsprogram skulle være? Er det sånn dere gjør det i din bedrift?

  • Onboarding starter idet kontrakten signeres – og varer i 6-12 mnd

  • Et godt onboardingsprogram bør ta høyde for Bauers 4 C-er: compliance, clarification, culture, connection


Kilder:

  1. https://www.ledernytt.no/strukturert-onboarding-for-aa-sikre-suksess-med-nyansatte.5861863-355436.html

  2. Bauer, T. N. (2010). Onboarding new employees: Maximizing success. SHRM Foundation’s Effective Practice Guideline Series7.

  3. Einarsen, S. & Skogstad, A. (2000) Det gode arbeidsmiljø: Krav og utfordringer. Bergen: Fagbokforlaget

StandOutComment