P: Å gjennomføre en vellykket endring

Foto: Pixabay

Foto: Pixabay

Endringer. Alt er i endring. Vi må være endringsvillige, organisasjonen må endres for å overleve. Knyter det seg litt i magen når du hører ordet endring? Endringer er viktige, men kan være stressende og slitsomme. For både leder og ansatt. Bare å nevne ordet «endring» kan utløse motstand blant dine ansatte. En ryddig og godt planlagt endringsprosess vil imidlertid danne gode forutsetninger for en god gjennomførelse uten for mye motstand.

PS; Har du ikke tid til å lese hele artikkelen nå? Scroll til bunnen for å se en kort oppsummering (så leser du resten når du har tid).

Selv om vi mennesker er nokså tilpasningsdyktige, er vi også glad i komfortsonen - og det som er innenfor den. Mange av oss er vanedyr som setter pris på rutiner og forutsigbarhet. Når var sist du tok en annen vei til jobben, dusjet på kvelden i stedet for morgenen eller byttet om på morgenrutinene? Og vi foretrekker utvilsomt å ha forutsigbarhet når det gjelder jobben. Vi liker å vite hvor vi jobber, hva og hvem vi jobber med, at lønnen kommer hver måned, at man får dekket alle utgifter osv. Så når grunnsteinen i vårt økonomiske liv, jobben, blir truet - blir vi stresset og usikre. Betyr endringen at jeg må lære meg noe nytt - og mestrer jeg i så fall det? Må vi omstrukturere slik at jeg havner i en helt annen avdeling - vil jeg trives der? Kan det være en sjanse for at jeg mister jobben? Dette er spørsmål som kan dukke opp og som kan føre til motstand mot det nye.

For å minimere usikkerheten som kan spre seg må du som leder huske på å dele nok informasjon. Mange av spørsmålene dine ansatte har, sitter du som leder med svaret på. Da er det viktig å kommunisere dette ut - og være ærlig. Bruk forskjellige kommunikasjonskanaler. Er dere en liten bedrift bør du ta en prat med hver enkelt, er dere en større bedrift bør du samle avdelingen og både informere og søke tilbakemelding fra de ansatte. Sier du mye viktig informasjon på møtet bør du også sende det ut skriftlig i etterkant. Send ut oppdateringer på e-post hvis det skjer noe nytt. Ha din dør åpen slik at man alltid kan komme direkte til lederen med sine spørsmål eller bekymringer. Nøkkelen er å dele nok informasjon som gis på den riktige måten.

Informasjonsdeling bør du ha fokus på gjennom hele prosessen, og hele prosessen kan igjen deles inn i ulike faser og steg. I følge Lewins endringsmodell foregår en endringsprosess i hovedsak gjennom tre steg: “unfreeze, change, refreeze”. Vi må gjøre oss klar for endringen, implementere endringen og konsolidere endringen i organisasjonskulturen. Innenfor disse tre fasene kan vi følge Kotters åtte steg for en vellykket endringsprosess. Jeg vil nå gi deg en kort introduksjon av de åtte stegene.

1. Etabler en forståelse av at det haster

Vi er opptatt av at det vi skal gjøre har en mening, så vi spør: Hvorfor må vi begynne å bruke et nytt system? Hvorfor må vi omstrukturere? Hvorfor må vi fusjonere? Du som leder må kommunisere hvorfor det er et behov for endring i organisasjonen, og vise til hvorfor det haster. Du kan vise til konkrete tall, hvordan konkurrentene gjør det, markedet osv. Når de ansatte opplever at det er et behov for endring - og det , er sannsynligheten større for at de vil være gå inn i endringen med en positiv innstilling.

2. Lag en støttende koalisjon

Skaff deg “endringsambassadører” i organisasjonen. Dette bør være personer som er positive til endring, og som har innflytelse på de ansatte. Poenget er at de positive sidene ved endringen skal spre seg.

3. Lag en klar visjon

Hvor skal vi? De ansatte må vite hva som er målet og hvor de skal. Visjonen bør være tydelig, konkret og gi mening for de ansatte. Visjonen bør være formulert slik at du kan se tydelige skritt på veien mot å nå den.

4. Kommuniser visjonen

Visjonen må kommuniseres - både skriftlig og muntlig.

5. Dyktiggjør andre til å følge visjonen

Er dine ansatte i stand til å følge visjonen? Trenger de noe opplæring eller kursing? Dette må du gi for at de skal jobbe for å følge visjonen.

6. Planlegg og skap korttidsgevinster

Hva er mer motiverende enn å nå målene som er satt? Du som leder bør planlegge og sette opp konkrete mål som er mulig å nå innen et korttidsperspektiv. Marker at dere når målene og gi anerkjennelse for dette.

7. Konsolider forbedring og produser flere endringer

Etterhvert som dere når korttidsgevinstene må disse endringene etableres og du må jobbe mot flere små endringer og gevinster.

8. Institusjonaliser de nye endringene - la de bli en del av organisasjonskulturen

Siste del av endringsprosessen handler om konsolidering. Det er nå endringen må sitte – rundt om i hele bedriften. Det er ikke lenger bare ambassadørene og ledelsen som praktiserer de nye rutinene, nå glemmer resten av bedriften mer og mer hvordan ting var før – og de nye endringene var visst ikke å verst likevel. Visjonen har blitt en del av organisasjonskulturen og det hårete målet nærmer seg målstreken. Stegene bedriften tar og prosessen dere gikk igjennom for å komme dit - har nå blitt en del av bedriftens historie.

Den fryktede endringen du som leder var litt engstelig for å gå inn i er gjennomført og de ansatte er fornøyd.

Et prakteksempel på en ideal-organisasjon? Går det så lett i virkeligheten? Er det bare å huske på disse åtte punktene, og følge de, og så går endringen bra?

Det er ikke nødvendigvis så enkelt nei. Mange faktorer spiller inn: er det lenge siden forrige endring, er endringen stor eller liten, vil den få store konsekvenser for de ansatte (nedbemanning/omstrukturering), hvilken påvirkning har ledelsen på de ansatte, gir endringen en reell forbedring for bedriften og de ansatte? Det er viktig å påpeke at Kotters åtte punkter kun vil fungere som et rammeverk for din bedrift. Alle bedrifter og endringsprosesser er forskjellige og kan ikke alltid følge en oppskrift for å få en vellykket endringsprosess. Likevel vil punktene forhåpentligvis kunne gi deg en pekepinn på hva som er viktig å ha fokus på når du skal inn i en stor prosess.


Oppsummering:

  • Informasjon. Del nok informasjon og gjennom riktig kanal. Er dine ansatte bekymret for om endringen vil ha store konsekvenser for arbeidshverdagen?

  • Følg åpen-dør prinsippet og gjør deg tilgjengelig for spørsmål

  • Endringsprosessen kan deles inn i tre hoveddeler: “unfreeze, change, refreeze”: gjør klar for endring, gjennomfør endringen i små skritt og konsolider endringene

  • Marker hvert delmål - korttidsgevinst

  • Prosessen og alle stegene mot målet blir en viktig del av bedriftens historie!


Vokser din bedrift? Planlegger du å gjennomføre endringer i 2019?

Kontakt meg gjerne hvis du ønsker råd og veiledning for din endringsprosess.

E-post: annette.falch.lothe@standout.no Tlf.: 916 84 145


Kilder:

  1. Gallos, V. J. (red.) (2006). Organization Development. San Francisco, Calif: Jossey-Bass

  2. Einarsen, S. & Skostad, A. (2012), Det gode arbeidsmiljø: Krav og utfordringer. Bergen: Fagbokforlaget

StandOutComment